Sem fins lucrativos Demonstrações Financeiras - Como acelerar o fechamento mensal

Relatórios mensais A não-lucrativas de comunicar a informação essencial para o gerenciamento da organização. Às vezes, estes leitores podem estar tão ansiosos para ver os resultados no final do mês que eles querem contadores para by-pass procedimentos que eles acreditam que devem ser realizados a fim de evitar a distribuição de informação enganosa. Mas é possível fazer um close 'soft' e acelerar a conclusão das finanças sem comprometer procedimentos importantes usuários das demonstrações contábeis.

Aqui estão alguns problemas comuns que causam atraso fechamentos mensais e algumas sugestões de como lidar com eles.

À espera de extratos bancários: a gravação de receitas e despesas não pode ser considerada completa sem reconciliar registros contábeis com o banco, e é aconselhável ter a reconciliação bancária feito antes dos relatórios são distribuídos. Mas você tem que esperar o extrato bancário para chegar pelo correio para conciliar? Não mais! Os administradores financeiros devem ser autorizados a ler informações sobre todas as contas bancárias de sua organização.

Esperando facturas de empreiteiros, fornecedores e vendedores para chegar: Você sabe que eles estão vindo, mas você não sabe o quanto lhe devo. Não se preocupe com qualquer um que vai ter um efeito mínimo em ambos os relatórios mensais ou relatórios sobre subvenção. Se os valores serão grandes demais para ignorar, chamar o empreiteiro e pedir-lhes para enviar e-mail ou fax da sua factura. Você pode postar estimativas para Despesas acumuladas usando uma entrada de inversão para o GL, então quando a conta chega, publicá-la em contas a pagar, como faria normalmente.

Dificuldade com uma reconciliação: É uma boa prática para amarrar fora todo ativo, passivo e contas do ativo líquido antes de distribuir relatórios de final de mês, mas, se você tiver problemas, ele pode realmente te atrapalhar e fazer você se atrasado com seus relatórios. Considere-se, porém, que, se o Razão Auxiliar AP está desligado $ 50 ou sua reconciliação bancária tem uma transação desconhecida $ 5,00, os relatórios financeiros será tão útil antes das conciliações são feitas como eles vão depois. Pese as vantagens de uma declaração antecipada contra os benefícios de uma precisão absoluta. Pergunte-se se as correções não fizeram fará com que os relatórios dos usuários a tomar decisões diferentes do que eles fariam se a informação fosse completa, e se a resposta for "Sim", continuar trabalhando até que você possa dizer "Não".

Recolha de receitas e outro back-up para compras com cartão de crédito ou as despesas de viagem: Muitas vezes, para cartões de crédito realizadas por funcionários, recibos e as informações que você precisa para gravar uma despesa estão faltando quando é hora de pagar a conta. A fim de não realizar-se demonstrações financeiras, os débitos mensagem para encargos desaparecidas nos cartões dos funcionários para receber funcionários para que eles a terra no balanço como ativos. Pense sobre eles como se fosse dinheiro adiantamentos para viagens. Depois de ter os recibos em mãos, você pode revista-entrada-los para fora de Recebíveis do empregado para a conta de despesas apropriado.

Quantidades indocumentados nos cartões utilizados para compras de escritório podem ser contabilizados como despesas diversas até chegar a informação que você precisa.

Falta de despesa adequada codificação de programas ou fontes de financiamento: gerentes da Ajuda e outros funcionários responsáveis ​​pela codificação para realizar esta oportuna! Você pode carimbar cada fatura que chega com um selo de custom-made (que custam cerca de US $ 20) que tem um espaço em branco para a conta do programa, subvenção e assim por diante. Outra opção é a utilização de ordens de compra de modo a codificação é necessária antes da compra ser efectuada.

Executivo diretores ou colegas de outros pedidos urgentes de relatórios ou projetos no último minuto: Nós todos experimentamos esta causa de atraso. Pode ser difícil fazer com que todos o que precisam, sem colocar em horas extras. Ela ajuda a ser pró-ativo: certifique-se de saber quando os relatórios de subsídios são devidos. No fim do mês antes que o tempo é totalmente dedicado ao processo de fechamento, pedir sua equipa de gestão sobre outros pedidos que podem ser próximos na próxima semana ou duas. Tente definir uma agenda comum para que sejam capazes de satisfazer os pedidos de tempo, sem forçar ou deixar as pessoas para baixo.

Espero que você possa aplicar pelo menos uma destas sugestões para aliviar alguma da pressão!